Política de Proteção de Dados Pessoais e Privacidade

O Grupo SmartFamily compromete-se a garantir a confidencialidade e privacidade na recolha e tratamento dos dados dos seus Clientes, Colaboradores, fornecedores e Utilizadores, cumprindo com as suas obrigações ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – RGPD (Regulamento EU 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho e demais legislação vigente e conexa à matéria de proteção de dados pessoais, tendo para esse efeito desenvolvido a presente Política de Privacidade.

  1. Âmbito geral

O presente documento aplica-se às empresas do Grupo SmartFamily (SmartFamily SGPS, S.A., Ambipombal – Recolha de Resíduos Industriais S.A., Silimpa – Limpezas Industrias S.A., Ambiwast – Técnicas de Produção de Biodiesel, Lda., PombalJardim – Jardins e Calçadas Lda., Publiline – Desenho e Publicidade Lda. e Atomiur Invest, Unipessoal Lda.), designando-se doravante apenas por SMARTFAMILY.

A gestão das empresas é transversal e assegurada pelos membros da Conselho de Administração definido para a SmartFamily numa lógica de serviços partilhados. Em tudo o descrito no presente documento deve ser tida em consideração esta premissa.

  1. Objetivo

A presente Política de Privacidade foi implementada com a finalidade de demonstrar o compromisso e respeito para com as regras de privacidade e de proteção de dados pessoais.

Esta Política de Privacidade aplica-se à recolha e tratamento de dados pessoais efetuados pela organização.

  1. Destinatários

Esta Política de Privacidade estabelece obrigações aos seguintes destinatários:

  1. Todos os colaboradores da organização;
  2. Responsável pela Proteção de Dados como responsável pela comunicação de não conformidade com as matérias de privacidade e proteção de dados.
  3. Definições

Dados Pessoais – Toda a informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável; é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

Categorias Especiais de Dados Pessoais – Dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, ou a filiação sindical de uma pessoa singular, bem como o tratamento de dados genéticos, dados biométricos para identificar uma pessoa de forma inequívoca, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

Tratamento – É a operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.

Responsável pelo Tratamento – É a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais; sempre que as finalidades e os meios desse tratamento sejam determinados pelo direito da União ou de um Estado-Membro, o responsável pelo tratamento ou os critérios específicos aplicáveis à sua nomeação podem ser previstos pelo direito da União ou de um Estado-Membro.

Violação de Dados Pessoais – É uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados, a dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.

Subcontratante – É uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes.

Terceiro – É uma a pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, o serviço ou organismo que não seja o titular dos dados, o responsável pelo tratamento, o subcontratante e as pessoas que, sob a autoridade direta do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, estão autorizadas a tratar os dados pessoais.

Autoridade de Controlo – Autoridade pública independente criada por um Estado-Membro.

CNPD – Comissão Nacional de Proteção de Dados.

  1. Recolha e Tratamento de Dados do Titular

No âmbito das funções dos colaboradores da SmartFamily ocorre a recolha, registo, organização, conservação, utilização e consulta de dados pessoais. Poderão ainda ocorrer outras operações que, nos termos do RGPD são denominadas por “tratamento de dados pessoais”.

Os dados pessoais recolhidos respeitam não só a colaboradores como também a fornecedores, candidatos, clientes e utilizadores, definindo-se por utilizador as entidades coletivas ou singulares, públicas ou privadas, que acedem aos websites das empresas do grupo da SmartFamily.

Aquando da recolha dos Dados Pessoais, o Grupo SmartFamily presta aos titulares dos dados informações detalhadas acerca da natureza dos dados recolhidos e acerca da finalidade e do tratamento que será realizado relativamente aos dados pessoais, e, bem assim, as informações relativas ao direito de acesso aos dados pessoais.

  1. Entidades Subcontratadas

No âmbito do tratamento dos dados do titular, a SmartFamily recorre ou poderá recorrer a entidades terceiras, por si subcontratadas, para, em seu nome, e de acordo com as instruções dadas por este, procederem ao tratamento dos dados do titular, em estrito cumprimento com o disposto na lei e na presente Política de Privacidade.

Estas entidades subcontratadas não poderão transmitir os dados do titular a outras entidades sem que a SmartFamily tenha dado, previamente e por escrito, autorização para tal, estando também impedidas de contratar outras entidades sem autorização para o efeito.

A SmartFamily assume o compromisso de subcontratar apenas entidades que apresentem garantias suficientes de execução das medidas técnicas e organizativas adequadas, de forma a assegurar a defesa dos direitos do titular.

Aquando da recolha dos dados pessoais, a SmartFamily presta ao titular dos mesmos, informações acerca das categorias de entidades subcontratadas que, no caso concreto, possam efetuar tratamentos de dados em nome da SmartFamily.

  1. Princípios Gerais Aplicáveis ao Tratamento de Dados do Titular

Em termos de princípios gerais relativos ao tratamento de dados pessoais, a SmartFamily compromete-se a assegurar que os mesmos são:

  1. a) Objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao titular dos dados;
  2. b) Recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não sendo tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades;
  3. c) Adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados;
  4. d) Exatos e atualizados sempre que necessário, sendo adotadas todas as medidas adequadas para que os dados inexatos, tendo em conta as finalidades para que são tratados, sejam apagados ou retificados sem demora;
  5. e) Conservados de uma forma que permite a identificação do titular dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais os dados são tratados;
  6. f) Tratados de uma forma que garante a sua segurança, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilícito e contra a sua perda, destruição ou danificação acidental, sendo adotadas as medidas técnicas ou organizativas adequadas.

 

Os tratamentos de dados efetuados na SmartFamily verificam-se pelo menos numa das seguintes situações:

  1. a) O titular dos dados tiver dado o seu consentimento explícito para o tratamento dos dados do titular dos dados para uma ou mais finalidades específicas;
  2. b) O tratamento for necessário para a execução de um contracto no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados;
  3. c) O tratamento for necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que a SmartFamily esteja sujeita;
  4. d) O tratamento for necessário para a defesa de interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular;
  5. e) O tratamento for necessário para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pela SmartFamily ou por terceiros (exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular dos dados que exijam a proteção dos dados pessoais).

A SmartFamily compromete-se a assegurar que o tratamento dos dados do titular apenas é feito nas condições acima elencadas e com respeito pelos princípios acima mencionados.

Quando o tratamento dos dados do titular for realizado pela SmartFamily com base no consentimento do titular dos dados, este tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento. A retirada do consentimento, todavia, não compromete a licitude do tratamento efetuado pela SmartFamily com base no consentimento previamente dado pelo titular dos dados.

O período de tempo durante o qual os dados são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada.

Efetivamente, existem requisitos legais que obrigam a conservar os dados por um período de tempo mínimo. Assim, e sempre que não exista uma exigência legal especifica, os dados serão armazenados e conservados apenas pelo período mínimo necessário para as finalidades que motivaram a sua recolha ou o seu posterior tratamento, findo o qual os mesmos serão eliminados.

  1. Utilização e Finalidades do Tratamento de Dados do Titular

Em termos gerais, a SmartFamily utiliza os dados do titular dos dados para diversas finalidades, nomeadamente a faturação e cobrança, para efeitos de marketing e para gestão recursos humanos e recrutamento de colaboradores, entre outras.

Os dados do titular recolhidos pela SmartFamily não são partilhados com terceiros sem consentimento do titular, com exceção das situações referidas no parágrafo seguinte. No caso de o titular contratar junto da SmartFamily serviços que sejam prestados por outras entidades responsáveis pelo tratamento de dados pessoais, os dados do titular poderão ser consultados ou acedidos por essas entidades, na medida em que tal seja necessário à prestação dos referidos serviços.

Nos termos legais aplicáveis, a SmartFamily poderá transmitir ou comunicar os dados do titular a outras entidades no caso de essa transmissão ou comunicação ser necessária para a execução do contracto estabelecido entre o titular e a SmartFamily, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular, no caso de ser necessária para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que a SmartFamily esteja sujeita ou no caso de ser necessária para efeito da prossecução de interesses legítimos da SmartFamily ou de terceiro.

Ocorrendo uma transmissão de dados do titular a terceiros, serão envidados os esforços considerados razoáveis para que o destinatário utilize os dados de forma consentânea com esta Política de Privacidade.

  1. Medidas Técnicas, Organizativas e de Segurança Implementadas

Para garantir a segurança dos dados do titular e a máxima confidencialidade, a SmartFamily trata a informação que este nos forneceu de forma absolutamente confidencial, de acordo com as suas políticas e procedimentos internos de segurança e confidencialidade, os quais são atualizados periodicamente consoante as necessidades, bem como de acordo com os termos e condições legalmente previstos.

Em função da natureza, do âmbito, do contexto e das finalidades do tratamento dos dados, bem como dos riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades do titular, a SmartFamily compromete-se a aplicar, tanto no momento de definição dos meios de tratamento como no momento do próprio tratamento, as medidas técnicas e organizativas necessárias e adequadas à proteção dos dados e ao cumprimento dos requisitos legais.

Compromete-se ainda a assegurar que apenas são tratados os dados que forem necessários para cada finalidade específica do tratamento e que esses dados não são disponibilizados a um número indeterminado de pessoas.

Em termos de medidas gerais, a SmartFamily adota as seguintes:

  1. a) Auditorias regulares com vista a aferir a eficácia das medidas técnicas e organizativas implementadas;
  2. b) Sensibilização do pessoal implicado nas operações de tratamento de dados;
  3. c) Pseudonimização e cifragem de dados pessoais, sempre que justificável;
  4. d) Mecanismos capazes de assegurar a confidencialidade, disponibilidade e resiliência permanentes dos sistemas de informação;
  5. e) Mecanismos que asseguram o restabelecimento dos sistemas de informação e o acesso aos dados pessoais de forma atempada no caso de um incidente físico ou técnico;
  6. Direitos dos Titulares dos Dados

Os Titulares dos Dados têm os direitos definidos nos pontos seguintes:

  • Direito à Informação

Os Titulares de Dados têm direito a solicitar e receber informações pertinentes a respeito do tratamento de dados pessoais efetuado pela SmartFamily.

Para o efeito, o titular deverá contactar o Responsável pela Proteção de Dados através das seguintes vias, devendo, em ambos os casos, fazer prova da sua identificação:

Por carta para:

SmartFamily SGPS, S.A.,

Rua Gaivotas Terra, Lote 3.13.01, nº 3D – Alameda dos Oceanos,

1990-196 Lisboa

Por email para:

[email protected]

  • Direito de Acesso aos Dados Pessoais

A SmartFamily garante os meios que permitam o acesso, pelo titular dos dados, aos seus dados pessoais.

O titular dos dados tem o direito de obter da SmartFamily a confirmação de que os dados pessoais que lhe dizem respeito são ou não objeto de tratamento e, sendo o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais e às seguintes informações:

  1. a) As finalidades do tratamento dos dados;
  2. b) As categorias dos dados pessoais em questão;
  3. c) Os destinatários ou categorias de destinatários a quem os dados pessoais foram ou serão divulgados, nomeadamente os destinatários estabelecidos em países terceiros ou pertencentes a organizações internacionais;
  4. d) Se for possível, o prazo de conservação dos dados pessoais;
  5. e) A existência do direito de solicitar à SmartFamily a retificação, o apagamento ou a limitação do tratamento dos dados pessoais, ou do direito de se opor a esse tratamento;
  6. f) Direito de apresentar reclamação junto da CNPD ou outra autoridade de controlo;
  7. g) Se os dados não tiverem sido recolhidos junto do titular, as informações disponíveis sobre a origem desses dados;
  8. h) A existência de decisões automatizadas, incluindo a definição de perfis, e informações relativas à lógica subjacente, bem como a importância e as consequências previstas de tal tratamento para o titular dos dados;
  9. i) Direito a ser informado sobre as garantias adequadas associadas à transferência de dados para países terceiros para fora da UE ou organizações internacionais.
  • Direito de Retificação dos Dados Pessoais

O titular dos dados tem o direito de solicitar, a qualquer momento, a retificação dos seus dados pessoais e, bem assim, o direito a que os seus dados pessoais incompletos sejam completados, incluindo por meio de uma declaração adicional.

  • Direito ao Apagamento dos Dados Pessoais (“Direito a ser esquecido”)

O titular dos dados tem o direito de obter, por parte da SmartFamily, o apagamento dos seus dados quando se aplique um dos seguintes motivos:

  1. a) Os dados do titular deixarem de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento;
  2. b) O titular retirar o consentimento em que se baseia o tratamento dos dados e não existir outro fundamento jurídico para o referido tratamento;
  3. c) O titular opor-se ao tratamento ao abrigo do direito de oposição e não existirem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem o tratamento;
  4. d) Caso os dados do titular sejam tratados ilicitamente;
  5. e) Caso os dados do titular tiverem de ser apagados para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que a SmartFamily esteja sujeita.

Nos termos legais aplicáveis, a SmartFamily não tem a obrigação de apagar os dados do titular na medida em que o tratamento se revele necessário ao cumprimento de uma obrigação legal a que a SmartFamily esteja sujeita ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito da SmartFamily num processo judicial.

Se a SmartFamily tiver tornado públicos os dados do titular e for obrigada a apagá-los ao abrigo do direito ao apagamento, a SmartFamily compromete-se a assegurar as medidas que forem razoáveis, incluindo de carácter técnico, tendo em consideração a tecnologia disponível e os custos da sua aplicação, para informar os responsáveis pelo tratamento efetivo dos dados pessoais de que o titular lhes solicitou o apagamento das ligações para esses dados pessoais, bem como das cópias ou reproduções dos mesmos.

  • Direito à Limitação do Tratamento dos Dados Pessoais

O titular dos dados tem o direito de obter, por parte da SmartFamily, a limitação do tratamento dos seus dados, se se aplicar uma das seguintes situações (a limitação pode consistir em inserir uma marca nos dados pessoais conservados com o objetivo de limitar o seu tratamento no futuro):

  1. a) Se contestar a exatidão dos dados pessoais, durante um período que permita à SmartFamily verificar a sua exatidão;
  2. b) Se o tratamento for ilícito e o titular dos dados se opuser ao apagamento dos dados, solicitando, em contrapartida, a limitação da sua utilização;
  3. c) Se a SmartFamily já não precisar dos dados do titular para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular dos dados para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;
  4. d) Caso o titular se tenha oposto ao tratamento, até se verificar que os motivos legítimos da SmartFamily prevalecem sobre os do titular.

Quando os dados do titular sejam objeto de limitação, só poderão, à exceção da conservação, ser tratados com o consentimento do titular ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial, de defesa dos direitos de outra pessoa singular ou coletiva, ou por motivos de interesse público legalmente previstos.

  • Direito de Portabilidade dos Dados Pessoais

O titular dos dados tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito e que tenha fornecido à SmartFamily, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento, se:

  1. a) O tratamento se basear no consentimento ou num contracto de que o titular é parte;
  2. b) O tratamento for realizado por meios automatizados.

 

O direito de portabilidade não inclui dados inferidos nem dados derivados, i.e., dados pessoais que sejam gerados pela SmartFamily como consequência ou resultado da análise dos dados objeto de tratamento.

O titular dos dados tem o direito a que os dados pessoais sejam transmitidos diretamente entre os responsáveis pelo tratamento, sempre que tal seja tecnicamente possível.

  • Direito de Oposição ao Tratamento

O titular tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito que assente no exercício de interesses legítimos prosseguidos pela SmartFamily ou quando o tratamento for efetuado para fins que não sejam aqueles para os quais os dados pessoais foram recolhidos, incluindo a definição de perfis, ou quando os dados pessoais forem tratados para fins estatísticos.

A SmartFamily cessará o tratamento dos dados do titular, salvo se apresentar razões imperiosas e legítimas para esse tratamento que prevaleçam sobre os interesses, direitos e liberdades do titular, ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito da SmartFamily num processo judicial.

Quando os dados do titular forem tratados para efeitos de comercialização direta (marketing), o titular dos dados tem o direito de se opor a qualquer momento ao tratamento dos dados que lhe digam respeito para os efeitos da referida comercialização, o que abrange a definição de perfis na medida em que esteja relacionada com a comercialização direta. Caso o titular se oponha ao tratamento dos seus dados para efeitos de comercialização direta, a SmartFamily cessa o tratamento dos dados para esse fim.

O titular dos dados tem ainda o direito de não ficar sujeito a nenhuma decisão tomada exclusivamente com base no tratamento automatizado, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos na sua esfera jurídica ou que o afete significativamente de forma similar, salvo se a decisão:

  1. a) For necessária para a celebração ou a execução de um contracto entre o titular e à SmartFamily;
  2. b) For autorizada por legislação a que a SmartFamily estiver sujeita;
  3. c) For baseada no consentimento explícito do titular dos dados.
  • Procedimentos com Vista ao Exercício dos Direitos pelo Titular

A SmartFamily dará resposta por escrito (incluindo por meios eletrónicos) ao pedido do titular.

Se os pedidos apresentados pelo titular forem manifestamente infundados ou excessivos, nomeadamente devido ao seu carácter repetitivo, a SmartFamily reserva-se o direito de cobrar custos administrativos ou recusar-se a dar seguimento ao pedido.

  • Violações de Dados Pessoais

Em caso de violação de dados e na medida em que tal violação seja suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades do titular, a SmartFamily compromete-se a comunicar a violação de dados pessoais ao titular em causa sem demora injustificada.

Nos termos legais, a comunicação ao titular não é exigida nos seguintes casos:

  1. a) Caso a SmartFamily tenha aplicado medidas de proteção adequadas, tanto técnicas como organizativas, e essas medidas tenham sido aplicadas aos dados pessoais afetados pela violação de dados pessoais, especialmente medidas que tornem os dados pessoais incompreensíveis para qualquer pessoa não autorizada a aceder a esses dados, tais como a cifragem;
  2. b) Caso a SmartFamily tenha tomado medidas subsequentes que assegurem que o elevado risco para os direitos e liberdades do titular já não é suscetível de se concretizar;
  3. c) Caso a comunicação ao titular implique um esforço desproporcionado para a SmartFamily.
  1. Cookies

Os websites da SmartFamily utilizam cookies em determinadas áreas. Os cookies são ficheiros que armazenam informações no disco rígido ou browser do utilizador, permitindo que os websites o reconheçam e saibam que já os visitou anteriormente. Os utilizadores podem configurar o seu browser para recusar os cookies, porém nesse caso, o website ou partes do mesmo podem não funcionar corretamente. Os cookies são utilizados para monitorizar e analisar a utilização do website, permitindo à SmartFamily identificar e servir melhor o Utilizador.

  1. Alterações à Política de Privacidade

A SmartFamily reserva-se o direito de alterar a presente Política de Privacidade a todo o tempo, de forma a adaptá-la ao cumprimento das alterações legislativas supervenientes, comprometendo-se a atualizar e a divulgar as respetivas alterações, em todos os websites das empresas do grupo SmartFamily.

 

Conselho de Administração da SmartFamily SGPS, S.A.

Lisboa, 25 de Maio de 2018